Kierownik projektu – czyli człowiek rozumny czasami niestety inaczej.

Obserwuje zespoły projektowe i ich liderów, którzy za wszelką cenę bez chwili zastanowienia brną niejednokrotnie w ślepą uliczkę samo zachwytu i wszechwiedzy. „Napinają mięśnie” w sprawach błahych a w sprawach fundamentalnych dla sukcesu projektu miękną i niejednokrotnie zmieniają zdanie. Krok w przód, dwa kroki do tyłu, trzy kroki do przodu  i dwa do tyłu – i gdzie jesteśmy? Otóż w tym samym miejscu. Można by powiedzieć swoiste prawo organizacji, wiecznie wiatr w oczy – chociaż mi się wydaje, że i w uszy. Nie dziwcie się proszę - tak w uszy. Nieumiejętność słyszenia i przetworzenia sygnałów, które docierają i właściwej (a więc racjonalnej) oceny sytuacji powoduje, że Kierownicy Projektów nie mają dystansu, a jak go nie mają to i nie są w stanie nic pozytywnego zmienić. To, po co nam tacy kierownicy projektów, skoro zespół czasami wie lepiej jak dostarczać produkty projektu? Rozproszona odpowiedzialność to miód na uszy inteligentnych – przecież jakoś to będzie - a wiadomo nie od dziś, że 60%-70% projektów ma opóźnienia, więc i tolerancja na niedotrzymywanie terminów większa. Kierownik Projektu widząc, co się dzieje eliminuje ze swego otoczenia jednostki wątpliwe (definicja wątpliwe: takie, które wiedzą, że wiedzą i nie są podatne na działania siłowe, utraciły wiarygodność, bo pracowały przy jakimś nieistotnym event’cie kilka lat wcześniej z dostawcą, nie nadają się, bo się nie nadają, sami rezygnują itd.) . Czy problem niedostarczania produktów na czas, przy uzgodnionych tolerancjach jakościowych i budżecie zostanie rozwiązany? – Otóż nie. W dobie realizacji tysięcy projektów współfinansowanych z UE Kierownikiem Projektu można zostać równie łatwo jak informatykiem. W przypadku tych drugich jest chyba jeszcze prościej, gdyż wystarczy kupić gazetę z płytą CD i wgrać oprogramowanie a dumne przeświadczenie, jakim genialnym informatykiem jestem przyszło przecież same.  A co z Kierownikami Projektów? – w 90%  to kwestia przypadku a z przypadkami jest tak, że w śród tej znacznej rzeszy „liderów” znajdą się i  wybitni – chociaż ja niestety ich jeszcze nie dostrzegłem, Dodam, że aktualnie jestem w poszukiwaniu promocji w Vision Express na silniejsze szkła – co by nie być posądzonym o tzw. krótkowzroczność. 

Projekt Budowa Elektrowni Atomowej – drugiej Japonii mówimy zdecydowane NIE.

Analizując inicjatywę prof. Leszka Balcerowicza i prof. Krzysztofa Rybińskiego [http://www.dlug.koliber.org/] uświadamiającą jak licznik "Geigera-Müllera” długu publicznego z każdego dnia tyka wraz z kompletnym brakiem umiejętności zarządzania kolejnych ekip rządzących dochodzę do wniosku, że lepiej jest dla mieszkańców EU, aby w Polsce jednak elektrownia atomowa nie powstała, gdyż już sama inicjatywa i dojście do wyniku finalnego jest zagrożeniem – dlaczego? Przecież nie dlatego, że sąsiedzi proszą o chwilę refleksji nad energią  atomową a dlatego, że…

Zastanówmy się jak będzie wyglądała organizacja projektu, otóż zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych powstanie zapewne SIWZ w którym jaki parametr odegra decydującą rolę podczas postępowania przetargowego? –nie łudźmy się cena. Znając to podejście możemy liczyć na to, że ceny podane w kalkulacji kosztowej na materiały konstrukcyjne i budowlane będą zaniżone (lub parametry jakościowe będą inne niż te, które zostały użyte w Japonii, Niemczech czy Francji), gdyż każdy chce przecież wygrać tą konkurencyjną rozgrywkę.

Co z pozostałymi ograniczeniami tj. czasem i zakresem (jakością)?  Znając pragmatyczne podejście wykonawców (notabene słuszne) jaka płaca taka praca i w konsekwencji wynik końcowy. Akronimy takie jak zapewnienie bezpieczeństwa, właściwe zarządzanie ryzykiem odejdą na dalszy plan – bo tak jest łatwiej i taniej i szybciej. Czy ktoś wyciągnie wnioski chociażby z budowlowy autostrad, gdzie po 5 latach eksploatacji dokonuje się gruntownej przebudowy asfaltu - nie, gdyż „nieoświecone” państwo i armia urzędników woli skupić się na cenie (liczonej tu i teraz a nie w perspektywie kilkunastu lat eksploatacji). A czemu się tak dzieje, gdyż łatwiej jest sprawdzić kontrolerom lub audytorom opis faktury niż poznać i zrozumieć na czym ich rola właściwie polega. Pójdźmy zatem dalej, konsorcjum firm, które zrealizują przedsięwzięcie znając słabości proceduralne chociażby samej egzekucji prawa będą ciąć koszty eksploatacyjne i modernizacyjne elektrowni przekazując opinii publicznej, że wszystko jest pod właściwym nadzorem.

Czy analogia do dyskusji nad OFE jest właściwa – oczywiście, że tak, gdyż społeczeństwo otrzymuje tylko te komunikaty, które są korzystne dla jednej ze stron. Więc nauczeni doświadczeniem poprzednich lat i aktualnych wydarzeń trzymam kciuki, aby tak poważne przedsięwzięcie jednak nie powstało. Za duże ryzyko a konsekwencje społeczne  w przypadku awarii nie do sensownego oszacowania. A jak to ma się do długu publicznego? – zapraszam do autorefleksji nad tym zagadnieniem.   

Marketing Internetowy - to dopiero wyzwanie.

Marketing...każdy o nim mówi, ale nie każdy rozumie czym właściwie jest. Usłyszałem kiedyś ciekawe stwierdzenie,które zapadło mi głęboko w pamięci tzn. marketing to źródło miłości płynącej do firmy poprzez zadowolenie Klientów z zakupionych produktów. Brzmi ciekawie tylko jak to w praktyce wykonać? - nie ma prostych rozwiązań, lecz poprzez zastosowanie kilku poniższych reguł reguł autentyczności w marketingu internetowym pomoże Tobie wykreować tożsamość i wiarygodność, której potrzebujemy wszyscy. Reguły i w Internecie są wszechobecne (a podobno Internet jest "bez granic"?:) oto najważniejsze z nich:

1. Nie czekaj na dyskusje – rozpocznij je [stwórz blog lub forum dyskusyjne] 
2. Publikuj prawdziwe historie z Twojej firmy czy organizacji [powiedz ludziom w co wierzysz] 
3. Publikuj swoją opinię o prywatności i wsparciu [wytłumacz jakiego rodzaju relacje zamierzasz budować] 
4. Słuchaj, przyjmuj i odpowiadaj z rozwagą. 
5. Stwórz partnerskie relacje ze swoimi klientami.  
6. Przyspieszaj i pomagaj wprowadzać zmiany. 

Po zastosowaniu pamiętaj o wykonywaniu obietnic do których się zobowiązałeś. 

Zarządzanie ryzykiem - czy my w ogóle wiemy o co chodzi?

Wydawało mi się, że zdrowy rozsądek posiada każdy menedżer,lecz gdy zapytasz w jaki sposób poradzić sobie z brakiem motywacji swoich pracowników szybko znajdują lekarstwo jakby symptomy były w każdym przypadku takie same czyli ich zwolnienie. Czy ktoś z nich zdobył się na odrobine refleksji i zapytał się jakie ryzyko jest związane i jaki jest ich koszt obsługi? zastosowanie techniki 5W polegającej na zadaniu 5 krotnie pytania dlaczego? pozwoli nam dojść do reczywistych przyczyn braku motywacji pracowników.Zarzadanie ryzykiem w praktyce polega na identyfikacji zagrożeń lub szans oraz realizacja zaplanowanych działań, które pozwalają nam minimalizować lub tez maksymalizować wpływ na projekt, organizacje,cele itp. W aktywnym zarządzaniu ryzykiem chodzi w gruncie rzeczy o to by podejmować korzystne decyzje i z pewnością nie są to decyzje, które przychodzą nam do głowy jako pierwsze. Metody scenariuszowe to przyszłość w dzisiejszym zarządzaniu.

Zarządzanie bezpieczeństwem informacji - standard ISO/IEC 27001.

Niech żyje model PDCA - czyli inaczej mówiąc jak znaleźć gotowca na wszelkie bolączki zarządzania. Tym razem słowo komentarza w kontekście jego implementacji w standardzie ISO/IEC 27001 czyli zarządzania bezpieczeństwem informacji. Zawsze byłem i jestem zwolennikiem zdrowego rozsądku i tym razem analizując w/w standard dochodzę do wniosku, że bardziej zrozumiałego i czytelnego podejścia do zarządzania informacją nie widziałem. Nic by nie zakłóciło tego błogiego stanu euforii, gdyby nie fakt, że gdy wyszuka się informacji dotyczącej wdrożenia standardu czy chociażby opracowania "opasłego" tomiska polityki Bezpieczeństwa Informacji patrz poniższe przykładowe linki: 

- http://bip2.opi.org.pl/repository/44ca455ee5ca4fc20bd80dfc5f3b0d9bOTt9yB.pdf) 

-  http://mpwik.lubin.pl/dokumenty/SZBI_MPWiK2009.pdf).

to co było proste staje się zupełnym niezrozumieniem zasadniczych kwestii. I tak niestety jest ze standardami, metodykami czy najlepszymi praktykami - zamiast adoptować i dopasowywać je do potrzeb przedsiębiorstwa tworzy się dokumentację, której forma jest przewymiarowana. W razie potrzeby konsultacji w tym obaszarze jestem do Twojej dyspozycji. 

Panaceum na bolączki zarządzania - procedury, procedury i jeszcze raz procedury?

Procedury procedury i jeszcze raz procedury - tak, bowiem wygląda nasz dzisiejszy świat biznesowy i basta. Dostajesz ulotkę z atrakcyjną informacją, że możesz skorzystać z oferty "taniego" kredytu jako stały klient banku, dzwonisz na infolinie i co słyszysz....? Ulotka ulotką, pismo pismem, ale procedura jest najważniejsza nie ma traktowania klienta indywidualnie jest tylko pozorne dbanie o pożądaną lojalność klienta. W deklaracjach jesteśmy świetni a w konkretnych działaniach istnieje przepaść - słowo dramat ciśnie się na usta. Drodzy managerowie, przedsiębiorcy procedura nie może zwalniać od myślenia konsultanta, handlowca, inżyniera, dyrektora itp.. ma przede wszystkim pomóc w rozwiązywaniu konkretnych problemów biznesowych, a nie zwolnić z działań, których odbiorcy oczekują pomimo tego, że konkretnych zapisów w procedurze nie uświadczysz. System relacji tworzymy my i o ile mamy na niego wpływ to upraszczajmy, uelastyczniajmy i nauczmy się w końcu słuchać oczekiwań innych, bo w przeciwnym wypadku znikniemy z rynku prędzej niż nam się to wydaje. 

Jeżeli widzisz, że Twój system "prawa" wewnętrznego, który stworzyłeś jest niedoskonały pamiętaj pomożemy:))))). 

Kobieta z dzieckiem-najlepszy kandydat na kierownika projektu?

Mnogość obowiązków zawodowych i częste wyjazdy zoowocowały,że stałem się obserwatorem życia społecznego.Nic w tym niezwykłego i zapewne stwierdzenie banalne, ale jak się okazuje temat niezmiernie istotny -otóż kobiety wychowujące dzieci są najlepszymi knadydatami na kierowników projektów. Multitasking równoległy (w jedynym czasie realizacja wielu zadań- mężczyzni tego nie potrafia) nie tylko budzi szacunek lecz, gdy bliżej spojżymy na sposób komunikacji - notabene bardzo skuteczny ścisłe uzależniony od sytuacji, to nie powinnismy mieć wątpliwości, ze ta grupa kobiet to fantastyczny "nabytek" dla każdej korporacji. A rzeczywistość jaka jest? Mizerna szanonowni panie i panowie managerowie i wam życzę odrobinę refleksji. W razie wątpliwości zapraszam na indywidualny meeting.

Metodyka Audytu Wewnętrznego - szansa a może zagrożenie dla PM'a?

Nadzór nad realizacją przedsięwzięć projektowych to pojęcie mało atrakcyjne zarówno dla niektórych interesariuszy projektów jak i dla kierownictwa realizującego dane przedsięwzięcie. Wynika to m.in. z przekonania, że sam audyt przyniesie więcej problemów z obsługą zaleceń niż dostarczy obiektywnych faktów, które pozwolą lepiej podejmować decyzje biznesowe. W przypadku, gdy coś nie zostało zapisane, a jedynie zauważone staje się w pewnym momencie pozornie bardziej bezpieczne. Rzeczywistość, która w swojej naturze jest najlepszym weryfikatorem różnych koncepcji zarządzania skłoniła mnie do usystematyzowania i uspójnienia rozwlekle opisanego w różnych pozycjach podejścia do audytu wewnętrznego. W mojej ocenie składa się z kilku kroków, które powinny zostać wykonane, aby zapewnić spójność systemu zarządzania. Jakie są to etapy, które należy wykonać (moim zdaniem czysto zdroworozsądkowe):

- Etap 1. Identyfikacja potrzeb kierownictwa/celów projektu.

- Etap 2. Identyfikacja najsłabszych ogniw. 

- Etap 3. Ustalenie i uzgodnienie celów audytu na podstawie największych zagrożeń.

- Etap 4. Realizacja audytu (zebranie informacji, weryfikacja postawionych tez).

- Etap 5. Opracowanie rekomendacji.

- Etap 6. Wdrożenie zaakceptowanych działań. 

- Etap 7. Weryfikacja uzyskanych rezultatów. 

Zaledwie prostych 7 kroków opartych na cyklu Deminga (http://pl.wikipedia.org/wiki/PDCA) - czy brzmi to aż tak skomplikowanie? Jeżeli nie - to do dzieła:) Jeżeli tak zapraszam na konsultacje.